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Baixar Planilha - Tartaruga Turbinada

Mapeamento de Processos: o que é e como aplicar na minha empresa?

O princípio da abordagem de processos na gestão da qualidade vem para combater um conceito arraigado na mente de muitos gestores, a departamentalização.

Muitas empresas, sofrem com atrasos, retrabalhos e reclamações devido as saídas de sua organização. Isto ocorre, pois muitos ainda consideram a empresa como um conjunto de departamentos, onde existem os donos específicos “deste departamento” e que se importam somente com os resultados do “meu departamento”. A departamentalização é o caminho para o retrocesso da empresa!

Em contrapartida, o mapeamento de processos colabora para que os gestores e colaboradores desenvolvam uma característica fundamental, a visão sistêmica. Ou seja, faz com que o profissional enxergue e compreenda o todo por meio de análises consistentes das partes (processos) que envolvem sua organização.

Por esse motivo, a Templum desenvolveu a Planilha de Mapeamento de Processos para auxiliar na organização da sua empresa.

Explicação para preenchimento da planilha:

– Na aba Processos listar quais são os processos Principais e de Apoio da organização, os departamentos relacionados a cada processo e os seus respectivos responsáveis.

Saiba mais: Como definir processos principais e de apoio

– Após listar todos os processos, criar uma aba para cada um (nomeando-a com o nome do respectivo processo) e preencher os seguintes campos:

Objetivo: qual o principal objetivo desse processo. 

Monitoramento: vamos criar um método de analisar se o objetivo desse processo está sendo atingido, ou seja, precisamos colocar algo mensurável pois vamos realizar uma planilha de indicadores mais a frente para monitorarmos mês a mês cada item.

Processo Anterior: quais são os processos que entregam as entradas para esse processo?

Entradas: são ações/documentos que “entram” no processo e a partir disso vocês realizam as atividades principais. 

Atividades principais: são as principais atividades realizadas naquele processo. 

Saídas: a partir das atividades principais, quais são as ações resultantes, os documentos que vão para o próximo processo. 

Requisitos de Saída: o que precisa ser feito para que cada saída esteja ok. 

Próximo Processo: quais são os processos que recebem as saídas desse processo?

Riscos: quais são os riscos que podem ocorrer nesse processo.  

Oportunidades: quais são as oportunidades que possuem ou podem aparecer nesse processo.  

Conhecimento: quais são os conhecimentos que o colaborador precisa ter para realizar as atividades desse processo (esses conhecimentos precisam ser comprovados com grade curricular de cursos, diplomas ou treinamentos).

Tecnologia e Recursos: seriam máquinas, equipamentos ou softwares utilizados no processo. 

Legislação Aplicável: quais são as leis/normas que são utilizadas nesse processo. 

Propriedade Externa: são itens/documentos de clientes que permanecem “retidos” naquele processo, por exemplo, no processo de obras, caso tenham projetos fornecidos pelo cliente, os mesmos ficarão retidos no processo para execução da obra.

Camila Marcocci

Camila Marcocci

Marketing na Templum Consultoria